Dlaczego warto inwestować w Business Intelligence?

Pojęcie Business Intelligence jest dosyć szerokie. Generalnie jednak obejmuje ono wszelkie procesy, które pozwalają przekształcić zebrane dane w potrzebną przedsiębiorstwu wiedzę. Zwykle systemy tego rodzaju wprowadza się po to, by ulepszyć proces biznesowy. W skład BI wchodzą m.in. analiza i udostępnianie danych, pozyskiwanie, czyszczenie, integracja, rozwiązania software. 

Automatyzacja procesów biznesowych

Każdy przedsiębiorca powinien sobie zdawać sprawę z tego, że większość firmowych procesów biznesowych można automatyzować. Oczywiście wdrożenie jakichkolwiek unowocześnień wymaga przygotowań, dlatego zwykle cała operacja powierzona zewnętrznemu specjaliście opiera się na kilku etapach. Zalicza się do nich: wstępną koncepcję, implementację, utrzymanie i monitoring zastosowanych rozwiązań. Jakie są korzyści z automatyzacji? Najważniejszą zaletą jest oczywiście oszczędność czasu, jednakże warto też zwrócić uwagę na zwiększenie konkurencyjności oferty rynkowej oraz zwiększenie efektywności biznesowej.

Systemy Workflow

Systemy Workflow zostały stworzone z myślą o skuteczniejszym zarządzaniu przebiegiem procesów biznesowych. Samo pojęcie Workflow dotyczy obiegu dokumentów wewnątrz firmy – zajmują się nimi pracownicy oddelegowani do zajmowania się konkretnymi zadaniami. Funkcjonalność Workflow opiera się na wspomaganiu pracy grupowej. Co ważne, istnieje sporo narzędzi wspierania procesów Workflow. Zalicza się do nich przede wszystkim rozwiązania umożliwiające projektowanie graficzne oraz programowanie systemów przepływu informacji. 

Wykorzystanie Workflow

Systemy Workflow są często wykorzystywane np. w delegacji służbowej. Zlecający wykonanie pracy generują dane wejściowe, dzięki czemu powstaje dokument mogący być edytowany przez innych pracowników. Po zrealizowaniu zadania i naniesieniu informacji, dokument tego rodzaju może być przekazany do kontrolowania. Wówczas można również zaakceptować zwroty kosztów podróży.

​

Zalety Systemu Obiegu Dokumentów

Ze względu na to, że obieg dokumentów w firmie warunkuje szereg różnych procesów biznesowych, stworzono dedykowane rozwiązanie pozwalające na optymalizację tego typu operacji. Systemy Obiegu Dokumentów pozwalają na usprawnienie i kontrolę pracy w firmie. Do zalet takiego rozwiązania można zaliczyć m.in.:

• usprawnienie obiegu dokumentów księgowych, w tym faktur, rachunków i korekt. Zarządzanie dokumentami kosztowymi w znacznym stopniu oszczędza czas – nie trzeba zatwierdzać, rejestrować i weryfikować kosztów;
• system jest w stanie zarządzać strukturą zakupów, ponieważ może nieustannie kontrolować ewentualne braki zasobów;
• elektronika wspomaga prowadzenie i zarządzanie korespondencją.

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów zamieniają papierową wersję dokumentów na elektroniczną. Warto zauważyć, że dzięki temu dostęp do danych jest nieustanny. Na jeden dokument może w tym samym czasie patrzeć kilka osób będących w różnych miejscach (oczywiście, jeśli są dopuszczone).

Nowoczesne zarządzanie

Systemy nowoczesnego zarządzania są przydatne w wielu miejscach. Z pewnością sprawdzą się w kancelariach, sekretariatach i biurach podawczych. Trudno wyobrazić sobie tworzenie kompletnych raportów bez pomocy tego rodzaju systemów. Ponadto dzięki nim łatwo o stworzenie archiwum dokumentów. 

Rozproszenie danych, które pochodzą z niezintegrowanych systemów, prowadzenie konsolidacji np. przy pomocy arkuszy kalkulacyjnych jest żmudne. Przy takiej „dłubaninie” bardzo łatwo o ewentualne pomyłki. Systemy klasy Business Intelligence są w stanie gromadzić dane całej grupy kapitałowej i jednocześnie sporządzać spójne sprawozdania i raporty. Warto zauważyć, że BI może być poszerzany o moduły wspierające, mogące być bardzo przydatne przy procesach konsolidacji.

Wykorzystanie szerokiej klasy usług pozwala na poprawną ocenę tego, co obecnie dzieje się w zakładzie ubezpieczeń oraz w jaki sposób prowadzić firmę tak, by przynosiła jak najwięcej zysków. Wdrożenie infrastruktury BI umożliwia szybkie przetwarzanie danych, dzięki czemu łatwiej o lepsze i trafniejsze decyzje. Bez BI trudno o odkrywanie niektórych zjawisk. Część z tendencji w przedsiębiorstwie nie da się zauważyć przy obliczeniach ręcznych.